In de moderne samenleving, waarin elke minuut wordt gewaardeerd, zijn telefoongesprekken de meest voorkomende vorm van communicatie tussen mensen geworden. Vrienden en kennissen, familieleden en vrienden communiceren met behulp van telefonische communicatie, er worden zakelijke onderhandelingen gevoerd. Hoe spreek je correct aan de telefoon?
De basisregels die moeten worden gevolgd bij het telefoneren, moeten voor alle werknemers hetzelfde zijn:
- Beantwoord alle inkomende oproepen.
- Pak direct na het gesprek de telefoon op, zonder dat de cliënt urenlang moet bellen.
- Vergeet bij het beantwoorden van een oproep niet uw begroeting te zeggen, de organisatie te noemen en uzelf voor te stellen.
- Als de beller zichzelf niet voorstelt, zoek dan beleefd de naam en het patroniem op met de zin: "Hoe kan ik contact met u opnemen?"
- Je moet correct aan de telefoon spreken en proberen geen zinnen in het gesprek toe te staan: "Wat heb je nodig", "Er is niemand", "Ik weet niets." Dit ondermijnt het aanzien van de instelling en zorgt voor een dubbelzinnige houding ten opzichte van medewerkers, waardoor zij twijfelen aan hun vakbekwaamheid.
- Houd je uitspraak, intonatie en spreeksnelheid bij, zodat de beller je goed begrijpt.
- Als tijdens een telefoongesprek de tweede telefoonlijn wordt ingeschakeld, moet u zich verontschuldigen bij de eerste abonnee, de hoorn opnemen en de tweede abonnee laten weten dat u bezet bent. Zorg ervoor dat u hem vraagt of hij in verwachting is of dat u hem later terugbelt. Ga dan pas verder met de eerste abonnee.
- Als de beller vraagt om een medewerker die momenteel afwezig is, verontschuldig je dan en vermeld het tijdstip waarop hij op de werkplek zal zijn.
- Luister goed naar de abonnee, probeer hem niet te onderbreken of ruzie met hem te maken. Dit is de beste manier om de nodige informatie van de gesprekspartner te krijgen.
- Aan het einde van het gesprek, bedankt voor het telefoontje.
Er zijn subtiliteiten bij het voeren van telefoongesprekken met vrienden en familie. Vergeet de regels van een goede vorm niet. Voor het gesprek zelf raden psychologen aan om een of twee inleidende zinnen te maken en pas daarna het gesprek voort te zetten. Vraag een vriend of hij vrije tijd heeft om aan de telefoon te praten. Volgens de etiquette moet het gesprek worden gestopt door degene die heeft gebeld.
Als u zich aan deze eenvoudige richtlijnen houdt, zijn telefoongesprekken een geweldige manier om met veel mensen te communiceren.
