In veel gevallen moet u officiële beroepschriften schrijven aan bepaalde autoriteiten. Tegenwoordig worden veel van hen elektronisch verzonden, hoewel de regels voor het opstellen hetzelfde blijven als bij de fysieke versies. Dus hoe moet je zo'n documentatie goed opstellen?
instructies:
Stap 1
Begin met het specificeren van de functie en naam van de geadresseerde. Bijvoorbeeld: "Aan de hoofdingenieur van JSC Polad Ivanov SS". Schrijf dan uw bezwaarschrift bovenaan de brief. Het begint meestal met het woord "Geachte". Vervolgens komt de volledige naam en patroniem van de geadresseerde. U kunt ook "Geachte heer Ivanov" schrijven zonder zijn naam te vermelden. Het adres moet precies in het midden staan.
Stap 2
Schrijf een preambule bij uw bezwaarschrift. Vermeld duidelijk en beknopt de redenen en het doel van deze brief. De geadresseerde van deze paragraaf moet de hele essentie van de brief begrijpen. Begin bijvoorbeeld als volgt: "Ik schrijf u over de onbevredigende kwaliteit van de lagers die u ons heeft gestuurd van … naar …".
Stap 3
Vul het hoofdgedeelte van de brief in. Het bestaat in de regel uit twee tot vier alinea's, waarin de bezorgdheid wordt geuit over de in de preambule geschetste kwestie. Geef ook in dit deel al uw gedachten over deze kwestie en over een mogelijke oplossing voor het probleem. Geef aan welke specifieke acties de geadresseerde moet ondernemen om dit probleem in de nabije toekomst op te lossen. Gebruik duidelijke deadlines, cijfers en zinnen.
Stap 4
Schrijf een conclusie. Formuleer in dit deel de samenvatting van de gehele bezwaarbrief. Voorbeeld: "Ik weet zeker dat u deze vervelende situatie zult oplossen en in de nabije toekomst zal onze samenwerking hetzelfde zijn als voorheen."
Stap 5
Zet een officiële handtekening, die bestaat uit de titel van de functie, evenals uw volledige naam. Dit wordt meestal voorafgegaan door: "Met vriendelijke groeten", "Met vriendelijke groeten", "Met hoop op verdere samenwerking", enz. Kies afhankelijk van de situatie.
Stap 6
Maak een naschrift of naschrift. Dit kleine gedeelte bevindt zich net onder de handtekening. Het wordt zelden gebruikt in brieven van dit formaat, maar toch moet het soms een plaats hebben. Het naschrift informeert de geadresseerde over een belangrijke gebeurtenis in het leven van de organisatie van de auteur van de brief. Bijvoorbeeld: “P. S. Hierbij wil ik u mededelen dat het percentage afkeuringen in een partij grondstoffen die 2 dagen geleden is ontvangen is gestegen naar 19%!”
