Ons sociale en zakelijke actieve leven wordt vaak geassocieerd met deelname aan verschillende soorten vergaderingen - of het nu een aandeelhoudersvergadering is, een algemene vergadering van leden van een coöperatie, VvE of andere openbare vergaderingen. De rol van dergelijke vergaderingen is het oplossen en documenteren van vitale kwesties die verband houden met de activiteiten van openbare organisaties of juridische entiteiten. Correcte reflectie in de documenten van de tijdens de vergadering genomen besluiten bevestigt hun legitimiteit en is een juridisch document.
instructies:
Stap 1
Gebruik voor het maken van de notulen van de vergadering standaard A4-tjes schrijfpapier. De titel van de notulen moet de titel van het document bevatten en een inleidend gedeelte dat de reden weergeeft waarom de vergadering van burgers of aandeelhouders werd gehouden.
Stap 2
Vermeld onder het kopje de datum van de vergadering en het adres waarop deze plaatsvond, evenals het aantal aanwezigen. Als de aanwezigen hun deelname hebben gemarkeerd volgens het inschrijfformulier, dan moet dit ook in het protocol worden weergegeven. Geef de vorm van de bijeenkomst weer: door vooronderzoek, door onderhandse opdracht met persoonlijke aanwezigheid, of door middel van een gecombineerde vorm van participatie.
Stap 3
Vermeld de namen, voornamen en patroniemen van de voorzitter en secretaris die door de vergadering zijn gekozen, weerspiegelen het aantal uitgebrachte stemmen voor, tegen en onthielden zich van hun kandidatuur.
Stap 4
Beschrijf de lijst met onderwerpen op de agenda, te beginnen met de meest urgente, nummer ze en verslagen van toespraken, debatten en stemmingen voor elke kwestie, begin met het nummer. Bij het opnemen van toespraken is het noodzakelijk om alleen de belangrijkste essentie van het gepresenteerde rapport aan te geven. Het moet beknopt worden vermeld, maar in een vorm die dubbelzinnigheid uitsluit. Indien nodig kan de tekst van de toespraak bij de notulen worden gevoegd. Alle opmerkingen en opmerkingen met betrekking tot de essentie van de toespraak moeten worden gegeven met de aanduiding van de namen.
Stap 5
Het verslag voor elke uitgifte moet eindigen met een besluit dat wordt genomen met vermelding van de stemresultaten. Geef na de tekst van de bespreking van alle agendapunten aan dat het algemene besluit van de vergadering voor gesloten is verklaard.
Stap 6
Onderteken de notulen door de voorzitter en secretaris van de vergadering en deponeer deze bij uw organisatie of haar voorzitter.
