Het houden van vergaderingen is een belangrijk onderdeel van de activiteiten van naamloze, publieke, maatschappelijke en andere organisaties. De vergadering kan in sommige gevallen zelfs het hoogste bestuursorgaan zijn. De vragen die erover worden besproken, zijn van wisselend belang, maar de acceptatie ervan hangt vaak af van het aantal aanwezigen. Via een aankondiging kunt u alle geïnteresseerden op de hoogte stellen van de komende bijeenkomst.
instructies:
Stap 1
De advertentietekst is meestal niet erg groot, dus een standaard A4 vel briefpapier is voldoende om deze te plaatsen. Het is beter om hiervoor wit papier te gebruiken, omdat de letters erop contrasteren, waardoor de tekst leesbaar wordt en de advertentie zelf opvalt.
Stap 2
Denk aan uw advertentietekst. Uw taak is om het kort, maar informatief ruim te houden. Denk na over wat beter is om de lay-out van het blad te gebruiken - staand of liggend, welke lettertypen. Houd er rekening mee dat de tekst vanaf enige afstand gemakkelijk te lezen moet zijn en dat er marges rondom moeten zijn om deze visueel te markeren en de aandacht te trekken.
Stap 3
Schrijf de kop "Aankondiging" in grote letters en markeer deze in kleur, bij voorkeur in rood. Geef in het titelgedeelte informatie over de datum, plaats en tijd van het evenement, het onderwerp waaraan het is gewijd. Vermeld zo nodig de personen op wiens initiatief het wordt bijeengeroepen en de vorm ervan. De vergadering kan worden gehouden in de vorm van aanwezigheid, stemmen bij afwezigheid of een gemengde vorm.
Stap 4
Als de vergadering wordt gehouden in de vorm van stemmen bij afwezigheid, vermeld dan in de tekst de deadline voor het accepteren van de stemresultaten en de plaats waar ze zullen worden aanvaard.
Stap 5
Schrijf in het hoofdgedeelte van de aankondigingstekst in detail de agenda van de komende vergadering en, indien nodig, de procedure voor voorafgaande kennismaking met de materialen en informatie die erop zullen worden besproken. Geef een plaats en adres aan waar u documenten en materialen kunt bekijken en bestuderen die op de agenda van de komende vergadering zullen worden besproken.
Stap 6
Houd er rekening mee dat de procedure voor het houden van een vergadering in sommige gevallen het plaatsen van een mededeling daarover inhoudt voor een bepaalde periode vanaf de datum van benoeming. Dit is een voorwaarde die de legitimiteit van dit evenement waarborgt. Soms houdt de volgorde van bewaring ook in dat de aankondiging van de vergadering aangetekend naar het adres van alle geïnteresseerden moet worden verzonden en in de media moet worden geplaatst.
