Als uw organisatie verantwoordelijk is of wordt voor het houden van een wetenschappelijke conferentie, is dit niet alleen een eervolle functie, maar ook een groot organisatorisch werk, waarbij met alle kleine dingen rekening moet worden gehouden.
instructies:
Stap 1
Creëer een organisatiecomité van de conferentie, waarvan de samenstelling in opdracht zal worden bepaald. Wijs een voorzitter aan die de commissieleden leidt en coördineert. Bepaal de timing van de conferentie en de voorwaarden van de ingestelde commissie. Geef in de bestelling aan hoe u betaalt voor de werknemers die lid zijn. Verstuur de aankondiging van de conferentie en vermeld in de bijlage de vereisten voor rapporten, het volume van de abstracts en de deadline voor het indienen ervan.
Stap 2
Bepaal de financieringsbronnen, dit kan gerichte financiering uit het budget zijn, het aantrekken van sponsoring en fondsen van de congresdeelnemers zelf.
Stap 3
Stuur uitnodigingen naar alle potentiële conferentiedeelnemers en het geplande programma van de conferentie. Bepaal het aantal deelnemers en sprekers die hun wetenschappelijke ontwikkelingen en onderzoeksresultaten met collega's willen delen. Vraag deelnemers of ze een hotelkamer moeten boeken en maak een reservering.
Stap 4
Spreek met de drukkerij af om de abstracts van de rapporten in een aparte brochure te publiceren en indien nodig opdracht te geven het programma van het evenement te verspreiden onder de deelnemers, badges met hun namen, initialen en de naam van de organisatie.
Stap 5
Bepaal aan de hand van het aantal deelnemers hoeveel ruimte u nodig heeft en huur een speciale ruimte die is ingericht voor het houden van dit soort evenementen. Denk na over welke apparatuur het extra moet worden uitgerust, controleer de beschikbaarheid van het benodigde aantal computeruitgangen, projectieschermen, enz. Denk aan de werking van het buffet, waar de deelnemers aan de vergadering tijdens de pauzes een kopje koffie en een snack kunnen nuttigen.
Stap 6
Denk na over het conferentieprogramma, verdeel het eventueel in secties. Overweeg waar dergelijke secties kunnen worden gehouden. Denk aan de toespraken van de conferentiegasten, organisatoren en deelnemers aan het programma. Bestel briefpapier voor conferentiedeelnemers - badges, notitieblokken en pennen zijn standaard.
Stap 7
Maak pakketten met documenten, promotiemateriaal en briefpapier die samen met badges aan conferentiedeelnemers kunnen worden uitgedeeld.
