Het organiseren van een congres is een proces dat minimaal drie maanden moet worden uitgetrokken. Natuurlijk kent de geschiedenis vele voorbeelden van succesvolle voorbereiding van conferenties in een paar dagen, maar om het evenement volledig in overeenstemming met de normen te laten verlopen, duurt het minstens drie maanden.
instructies:
Stap 1
Bepaal allereerst het onderwerp en het type conferentie, afhankelijk hiervan wordt in de toekomst de zaal geselecteerd en wordt het programma van het evenement gevormd.
Stap 2
Aan de orde is het programma van optredens en alles wat daarmee samenhangt. Bepaal de conferentietijd, het aantal deelnemers, het aantal pauzes, de start- en eindtijden van de conferentie. Stem hun timing af met de sprekers.
Stap 3
Huur een zaal op basis van wat je moet presteren. Het moet ruim en comfortabel genoeg zijn om de deelnemers te huisvesten, waarvan het aantal in de vorige stap is aangegeven. De zaal dient voorzien te zijn van een projector of plasmapaneel, evenals een tribune voor sprekers.
Stap 4
Begin minimaal twee en een halve maand voor de conferentie met het werven van deelnemers. Maak uitnodigingen met de plaats, tijd en naam van de conferentie, evenals waar deze aan zal worden gewijd. Zoek een balans tussen beknoptheid en toegankelijkheid van het gepresenteerde materiaal. Begin met bellen en mailen, overhandig uitnodigingen persoonlijk aan de belangrijkste congresgangers of verstuur ze per post.
Stap 5
Alle conferentiemedewerkers moeten op de conferentie een badge met hun achternaam, voornaam en titel hebben. Optimaal zou de positie hetzelfde moeten zijn - "organisator". Op de dag van de conferentie dient de algemene vergadering een uur voor aanvang van de registratie plaats te vinden. Plaats medewerkers in de lobby van het gebouw, bij de uitgang van de lift, enzovoort. Dit is nodig als u meerdere bochten moet maken om bij de incheckbalie te komen.
