In elk kantoor en in de productie werken medewerkers vaak met verschillende soorten documenten, dus het kunnen opstellen van officiële, zakelijke documenten is voor iedereen noodzakelijk. Tegelijkertijd zijn er algemene vereisten waaraan moet worden voldaan bij het opstellen van een document - een zakelijke brief, bestelling, functie, instructie, enz.
instructies:
Stap 1
Begin met het opstellen van het document door de haalbaarheid en de reeks problemen die moeten worden opgelost te verduidelijken. Dit zal u helpen het type document en de vorm ervan te bepalen, die grotendeels de aard en de stijl van de presentatie van de inhoud bepalen.
Stap 2
Bekijk de wet- en regelgeving van de overheid en instanties die bepalen hoe deze problemen worden aangepakt. Dit is een zeer belangrijke fase waarin u uw geletterdheid laat zien en waarmee u een document kunt opstellen dat volledig voldoet aan de vastgestelde procedure voor het verwerken en oplossen van werkproblemen. Dit zal ook helpen bij het bepalen van de geadresseerde, de goedkeurende en coördinerende instantie en ervoor zorgen dat de inhoud van dit document en zijn bevoegdheidsvorm van deze organisatie.
Stap 3
Bestudeer de teksten van administratieve en regelgevende documenten zodat het document dat wordt opgesteld er niet mee in strijd is, ze niet dupliceert. Hiervoor is het noodzakelijk om over een elektronische database van dergelijke documenten te beschikken.
Stap 4
Verzamel informatie over de verdiensten van de problemen die moeten worden opgelost, stel een conceptdocument op. Gebruik bij het opstellen stencilteksten en standaardzinnen en uitdrukkingen die traditioneel in zakelijke documenten worden gebruikt. Verken andere documenten die zijn ontwikkeld in uw organisatie of peer enterprise-systeem en neem hun schrijfstijl als basis.
Stap 5
De hoofdtekst van het document is bedoeld om tot actie te komen, te overtuigen. Het moet beredeneerd en logisch zijn. De formulering moet juridisch strikt worden nageleefd. In de eerste plaats zijn de eisen aan de betrouwbaarheid en objectiviteit van de gepresenteerde informatie. De tekst moet nauwkeurig en zo informatief en beknopt mogelijk zijn. Uiteraard mogen er geen grammaticale, interpunctie- of stijlfouten in voorkomen. In het geval dat u in een document informatie vermeldt die in een andere bron of document staat, moet u alle uitvoer ervan vermelden.
Stap 6
Bewerk het conceptdocument en stem het af met de personen die daartoe bevoegd zijn. Stel daarna het document op volgens de geaccepteerde normen en onderteken het.
