Zakelijke correspondentie is een onmisbaar onderdeel van de productieactiviteit van elke organisatie, onderneming, bedrijf. Net als elke andere procedure is het gereguleerd. Aan de inhoud en vormgeving van een officiële brief worden bepaalde eisen gesteld.
instructies:
Stap 1
Lees eerst GOST R 6.30-2003, waarin alle vereisten voor het ontwerp van een officiële brief, lettergroottes en marges in detail worden beschreven.
Stap 2
Schrijf de officiële brief op het briefhoofd van uw organisatie. Het moet zijn volledige naam, bank- en juridische gegevens, telefoonnummers, gewoon adres en e-mailadres bevatten.
Stap 3
Vermeld in de rechterbovenhoek de achternaam, voornaam en patroniem van de geadresseerde, zijn functie en de naam van de organisatie. Schrijf het gedetailleerde postadres van de ontvangende organisatie, vergeet niet de index te vermelden.
Stap 4
In het veld linksboven is meestal plaats voor het uitgaande registratienummer van deze brief en de datum van registratie. Schrijf daar ook het onderwerp van de brief. Het moet in korte vorm, in één zin, worden aangegeven. Door het onderwerp te specificeren, kan uw geadresseerde snel de uitvoering van de brief bepalen en beslissen wie wordt belast met de voorbereiding van het materiaal en het antwoord.
Stap 5
Elke brief, zelfs een officiële, begint met een begroeting. Het is wenselijk dat de volledige naam en het patroniem van de geadresseerde erop staan. Begin uw begroeting met het woord "Geachte". De naam en het patroniem van de geadresseerde, als u hem niet persoonlijk kent, kunt u deze altijd achterhalen op internet of door te bellen met het bedrijf waar hij werkt. Negeer deze kleinigheid niet, want het is belangrijk voor u vanaf de allereerste zin om de persoon te winnen in wiens naam u de brief schrijft.
Stap 6
Maak in de eerste alinea, voordat u de hoofdinhoud van de brief presenteert, een korte inleiding - herinner de geadresseerde aan de vorige omstandigheden, geef statistieken of andere achtergrondinformatie die nodig is om de essentie van uw bericht beter te begrijpen. De eerste, inleidende alinea moet beginnen met de woorden: "Tegelijk sturen wij u …", "Volgens de gemaakte afspraken …" of "Vanwege het feit dat …", enz.
