Een telefonisch bericht is een kort maar belangrijk bericht dat telefonisch wordt verzonden. Dus meestal informeren ze over het houden van vergaderingen, sessies, vergaderingen. Het telefoonbericht kan ook een dringende opdracht van het hoofd bevatten. Telefoonberichten zijn inkomend, die u ontvangt, en uitgaand, die u verzendt. Beide typen hebben een vergelijkbaar ontwerp.
instructies:
Stap 1
Plaats in de linkerbovenhoek van een vel papier de volledige naam van uw organisatie en, indien nodig, de naam van de structurele eenheid, bijvoorbeeld 'Beheer van de stad N'. en het ministerie van Onderwijs.
Stap 2
Schrijf in de rechterbovenhoek de ontvanger van het telefoonbericht. Vermeld de functie, achternaam en initialen van de persoon: "Director of School No. 37 Ivanov II". Als er meerdere geadresseerden zijn, is het niet nodig om de achternamen te vermelden: “Directeuren van scholen in de stad N.”. Voeg een volledige lijst van instellingen toe aan het telefoonbericht.
Stap 3
Plaats twee regels hieronder het woord "Telephonogram" en het serienummer. Voor een uitgaand telefoonbericht, gelieve hieronder de datum van opstelling te vermelden.
Stap 4
Dan volgt de eigenlijke tekst van het telefonische bericht: “Op 22 februari om 17.00 uur vindt er een bijeenkomst plaats op de onderwijsafdeling over het verbeteren van de activiteiten van de stadsscholen. De aanwezigheid van schooldirecteuren is strikt verplicht. Vermijd bij het opstellen van de tekst van een telefoonbericht woorden en zinnen die moeilijk op het gehoor te verstaan zijn en moeilijk uit te spreken zijn. Onthoud dat het bericht informatief en kort moet zijn - niet meer dan 50 woorden.
Stap 5
Spreek bij het verzenden van een telefoonbericht de woorden duidelijk uit, vooral adressen, achternamen, namen en patroniemen van personen, straatnamen, data en tijden van gebeurtenissen. Lees aan het einde de tekst nog eens goed door en zorg ervoor dat je gesprekspartner alles goed heeft opgeschreven. Luister goed wanneer u een bericht via de telefoon opneemt. Als je vragen hebt, verduidelijk ze dan meteen.
Stap 6
Onder de hoofdtekst staat de functie, achternaam en initialen van het hoofd dat het telefoonbericht heeft ondertekend: "Hoofd van het ministerie van Onderwijs Petrov P. P." Het uitgaand document moet ook zijn persoonlijke handtekening bevatten.
Stap 7
Vul onderaan de pagina informatie in over de medewerkers die met het telefoonbericht hebben gewerkt. Meestal worden de functie, achternaam en initialen van de persoon die het bericht heeft verzonden, zijn kantoortelefoonnummer en de datum en tijd van verzending aan de linkerkant gezet. Aan de rechterkant vindt u informatie over de persoon die het document heeft geaccepteerd: functie, achternaam en voorletters, telefoonnummer, datum en tijd van opname.
Stap 8
Een uitgaand telefoonbericht wordt in één keer opgemaakt en bewaard in een speciale map. Het is beter om een inkomend bericht in twee exemplaren te hebben: het eerste geeft u aan de manager voor verder werk, het tweede bewaart u in een map.
