Persconferenties zijn een belangrijk onderdeel van de PR-activiteiten van elk bedrijf. Dankzij hen kunnen de media en het geïnteresseerde publiek letterlijk uit de eerste hand actuele informatie ontvangen van de officiële vertegenwoordigers van een bepaalde organisatie en kan het management van bedrijven hun standpunt uitspreken over de onderwerpen die voor hen het belangrijkst zijn. Maar om de persconferentie echt goede resultaten te laten opleveren, moet deze goed worden georganiseerd.
instructies:
Stap 1
Als u wordt belast met het organiseren en houden van een persconferentie, bepaal dan eerst welk doel u wilt bereiken: vertel over het succes van uw bedrijf, vestig de aandacht van het publiek op een probleem, stel een bepaalde publieke persoon in een winnend licht, enz. P. Kies dan een plaats en tijd voor de persconferentie. Houd er rekening mee dat deze werkzaamheden het beste midden in de werkweek (dinsdag-woensdag-donderdag) in de ochtend of middag kunnen worden gedaan, maar niet later dan 16.00 uur.
Stap 2
Kies een plaats voor het houden van een persconferentie op basis van de organisatorische capaciteiten van uw bedrijf en het aantal geplande genodigden. Houd er rekening mee dat er voldoende zitplaatsen nodig zijn voor leden van de pers. Zorg vooraf dat er microfoons in de ruimte zijn, projectieschermen (indien nodig) en vrije ruimte voor het plaatsen van tv-camera's.
Stap 3
Maak een lijst van media en organisaties waarvan je de vertegenwoordigers op je evenement zou willen zien. Bereid en verstuur persberichten en uitnodigingen ten minste twee weken voor uw geplande evenement. Het is raadzaam om, nadat de uitnodigingen zijn verzonden, de geadresseerden persoonlijk op te bellen en te informeren over hun beslissing om de persconferentie al dan niet bij te wonen. Zo geeft u niet alleen het aantal toekomstige gasten op, maar herinnert u ook aan uw evenement als mensen het vergeten zijn of uw persbericht niet hebben ontvangen.
Stap 4
Bereid het benodigde presentatiemateriaal voor voor alle toekomstige deelnemers aan de persconferentie. Een deelnemerspakket bevat meestal een kopie van het persbericht, een lijst van functionarissen die op de persconferentie zullen spreken met hun volledige namen en functies, een agenda (volgorde en onderwerpen van toespraken), reclame- en promotiemateriaal. Het ziet er veel beter uit als alle presentatiematerialen voor elke deelnemer als één set worden ontworpen in een bedrijfsmap met het logo van de organisatie.
Stap 5
Als u van plan bent om accreditatie voor deelnemers in te voeren, informeer hen dan vooraf en vertel welke gegevens u daarvoor nodig heeft (naam, functie, paspoortgegevens, etc.). Maak van tevoren naambadges voor alle deelnemers en kaarten voor op de tafels met daarop de namen en titels van de sprekers. Als de persconferentie lang genoeg is gepland, zorg er dan voor dat de omstandigheden voor de deelnemers comfortabel zijn: een buffet met drankjes en snacks, rookruimtes en toiletten, plan tijd voor rustpauzes.
Stap 6
Neem na de persconferentie contact op met de redacties van de aanwezige media en vraag naar het materiaal dat daaruit is voortgekomen. Vraag om kopieën van publicaties indien niet eerder overeengekomen.
