Archiefinstellingen slaan niet alleen documenten op, maar geven burgers ook toegang tot archiefinformatie. Een van de manieren om deze mogelijkheid te realiseren is toegang tot archiefstukken in de leeszalen. Laten we eens nader bekijken wie de leeszalen kunnen bezoeken en hoe ze werken.
Er zijn leeszalen in de rijkshistorische archieven nodig om bezoekers met documenten te laten werken. In de regel werken onderzoekers met documenten voor het schrijven van wetenschappelijke artikelen, artikelen, boeken, maar ook voor degenen die genealogische bomen opstellen.
Om naar de leeszaal te gaan, moet je naar het archief komen met een identiteitskaart (paspoort, rijbewijs), een aanvraagformulier invullen en een aanvraag met vermelding van het onderwerp van het werk. Nu kan dat in veel archieven via e-mail, het verzenden van gescande documenten en bij een bezoek aan de leeszaal moet u ze in hun originele vorm aanleveren.
Degenen die op zoek zijn naar familieleden, waarover de afgelopen 75 jaar informatie nodig is, moeten over documenten beschikken waaruit hun verwantschap blijkt. Dus als u informatie nodig heeft over het lidmaatschap van de Komsomol van uw grootvader van vaderszijde, dan moet u de documenten van uw vader en uw documenten bij u hebben (geboorteakte, paspoorten waarmee u de achternaam kunt achterhalen, evenals een huwelijksakte voor dames). Daarnaast moet een medewerker van de leeszaal bezoekers vertrouwd maken met de werkregels.
Na papierwerk in de leeszaal krijgt de bezoeker handleidingen en andere methodologische hulpmiddelen: lijsten, inventarislijsten, indexen, catalogi) Dan is de gebruiker al bekend met de inventarissen van de fondsen.
Archiefinventaris is een archiefmap met een gesystematiseerde lijst van opslageenheden van het archieffonds, collectie en bedoeld voor hun boekhouding en openbaarmaking van inhoud.
De bezoeker stelt een verzoek op waarin hij de geselecteerde gevallen aangeeft. Grenzen aan het aantal zaken worden door de archieven vastgesteld in overeenstemming met de werkregels. De onderzoeker zal de bestanden niet direct kunnen ontvangen, maar na de door de archiefregels vastgestelde tijd ook. Meestal is de periode 1 tot 3 dagen. Feit is dat duizenden documenten in de archieven zijn opgeslagen, en het is simpelweg onmogelijk om ze snel op te halen. Zaken worden opgeslagen in grote archieven, die zich zelfs in verschillende gebouwen kunnen bevinden als het archief meerdere gebouwen heeft. Daarom kost het tijd om gevallen te vinden. Bovendien moeten werknemers, voordat ze ze afgeven, elke zaak blad voor pagina doornemen en de aanwezigheid van alle documenten registreren. Pas daarna kunnen de zaken de leeszaal in.
Ook moet u erop voorbereid zijn dat bepaalde documenten voor gebruikers kunnen worden afgesloten. Dit is te wijten aan de geheimhouding van bepaalde informatie (staatsgeheimen, persoonlijke informatie, enz.). Beperkte documenten zijn alleen in te zien door archiefmedewerkers. Indien de onderzoeker bepaalde informatie uit dergelijke documenten nodig heeft, kan hij een attest (sociaal-juridisch of thematisch onderzoek) bestellen, dat binnen de gestelde termijn zal worden uitgevoerd.
Bovendien kan de beperking soms worden toegeschreven aan de slechte fysieke staat van het document.
Na afgifte aan de leeszaal heeft de onderzoeker het recht om met documenten te werken en er uittreksels van te maken. Kopiëren (fotograferen, scannen, fotokopiëren) is in de regel een betaalde dienst.
Nadat de onderzoeker het nodige werk heeft verricht, worden de dossiers overgedragen aan de medewerker van de studiezaal, die ze overbrengt naar de archiefbewaarplaats. De archivarissen controleren de aanwezigheid en de staat van de documenten pagina voor pagina en leggen ze vervolgens op hun plaats.
Er zijn regels ontwikkeld over wat er in de leeszaal kan en mag. Zo is het bijvoorbeeld ten strengste verboden om etenswaren mee te nemen naar de leeszaal, in bovenkleding te komen, met grote tassen en pakjes. Het is beter om met documenten met handschoenen te werken - op deze manier kunt u hun veiligheid verlengen en uzelf tegen stof beschermen. Feit is dat na het omdraaien met je vingers zweet-vette sporen op het papier op de vellen achterblijven, wat het ook vernietigt. Je kunt de vellen natuurlijk niet scheuren, uit de doos scheuren, erop schrijven. Elk archiefstuk bevat immers een geschiedenis. Hij is uniek in zichzelf. Hoe langer we documenten kunnen bewaren, hoe langer ze ons ten goede kunnen komen.
