Sommige brieven eindigen zo vaag dat de geadresseerde verbijsterd is: hij moet de tekst opnieuw lezen om de essentie te begrijpen. Door tijdgebrek kan de ontvanger de brief weggooien of iets doen om zichzelf af te leiden en zich niet meer in de genoemde situatie te verdiepen. Een duidelijke, beknopte en competente afsluiting benadrukt respect voor de lezer en helpt om snel te reageren op een verzoek of vraag.
instructies:
Stap 1
Geef in drie punten aan wat je wilde zeggen. Het lijkt misschien dat de gedachten duidelijk worden gepresenteerd, maar de perceptie van informatie hangt af van de toestand van de lezer. Lees daarom de tekst nog eens en schrijf drie hoofdgedachten apart op. Dit kunnen feiten, data, namen, etc. Emoties zijn hier niet nodig, schrijf kort, in een paar woorden, want je hoeft alleen maar samen te vatten, de belangrijkste punten te onthouden.
Stap 2
Schrijf drie acties op voor de ontvanger van de e-mail. De reacties van mensen kunnen onvoorspelbaar zijn. Het lijkt je dat het mogelijk is om ondubbelzinnig te reageren op de gepresenteerde informatie, maar een persoon doet het afhankelijk van individuele gewoonten en intenties. Als je niet duidelijk aangeeft wat je van de lezer verwacht, zal hij het niet begrijpen of zeggen dat hij het niet begreep.
Stap 3
Rangschik de lijst uit de vorige stappen in aflopende volgorde van belangrijkheid. Het slot van de brief lijkt soms op het laatste woord op de zitting: de indruk van de ontvanger van de brief, conclusies en consequenties hangen hiervan af. Verwijder items uit de lijst die kunnen worden weggelaten zonder afbreuk te doen aan de betekenis van het bericht. Plaats de resterende shortlist aan het einde van de brief zodat de lezer niets over het hoofd ziet.
Stap 4
Geef het tijdsbestek aan. Als u wacht op een reactie op de brief, wees dan specifiek over uw verwachtingen. Sommige mensen hebben de neiging om tot het laatst uit te stellen, dus een specifieke tijd opgeven is misschien niet overbodig.
Stap 5
Laat je contactgegevens achter. Uw correspondent moet uw telefoon snel kunnen vinden. Anticipeer op dergelijke situaties en voeg, voor het geval dat, de nodige informatie in de brief, zelfs als u zeker weet dat de ontvanger deze heeft.
Stap 6
Wees beleefd, zeg iets aardigs, bedankt voor je tijd. De geadresseerde zal gewilliger reageren en sneller contact opnemen als de brief hem bevalt of hem weerhoudt van nare ervaringen.
Stap 7
Onderteken het bericht zeker met je naam: dit zorgt voor het gevoel van echte communicatie. Het is belangrijk dat de persoon zich op het antwoord concentreert en er verantwoordelijk mee omgaat. Geef het goede voorbeeld en mensen zullen u op dezelfde manier behandelen.
