De HR-afdeling van elke organisatie wordt vaak geconfronteerd met de noodzaak om de persoonsgegevens van medewerkers aan te passen. Hoe op de juiste manier een arbeidsovereenkomst, werkboekje en persoonskaart van de werknemer opnieuw uitgeven in verband met een naamsverandering?
instructies:
Stap 1
Accepteer van de werknemer een aanvraag tot wijziging van persoonsgegevens in verband met een wijziging van de achternaam (om familie- en andere redenen). Geef een bevel over de noodzaak om wijzigingen aan te brengen in alle werknemersdocumenten die worden beheerd door de HR-afdeling en de boekhouding. De bestelling moet worden geregistreerd in het Orderlogboek. Maak de personeelsafdeling, de boekhouding en de medewerker zelf vertrouwd met de bestelling.
Stap 2
Alvorens wijzigingen in de arbeidsovereenkomst door te voeren, dient met de werknemer een vrijwillige overeenkomst te worden gesloten. Nadat de overeenkomst is gesloten, kunnen wijzigingen in het contract worden aangebracht door de oude naam door te strepen en een nieuwe naam boven de bijbehorende kolom te plaatsen. Om de wettigheid van de wijzigingen te bevestigen, vermeldt u de naam en het nummer van het document op basis waarvan de wijzigingen zijn aangebracht (bijvoorbeeld aktes van huwelijk/echtscheiding). Daarna worden de gewijzigde gegevens in de kolom "Achternaam" gecertificeerd door de werkgever en de werknemer.
Stap 3
Op basis van de documenten die de rechtmatigheid van wijzigingen in de persoonsgegevens van de werknemer bevestigen, worden ook wijzigingen aangebracht in het werkboek (op de eerste pagina of titelpagina). De vorige achternaam wordt met één regel doorgestreept, waarna bovenaan deze invoer een nieuwe wordt aangegeven. Links naar de relevante certificaten (en andere documenten) zijn aangegeven aan de binnenkant van de omslag van het werkboek. En het is dit record dat wordt gecertificeerd door de handtekening van de werkgever en het zegel van de HR-afdeling.
Stap 4
In de persoonlijke kaart van de werknemer wordt zijn vorige achternaam met één regel doorgestreept en wordt een nieuwe ernaast (of hoger) aangegeven. De naam en het nummer van het document, op basis waarvan de wijzigingen worden doorgevoerd, staan tegenover de kolom "Achternaam". Informatie over het document kan worden ingevuld in de X-kolom van de persoonlijke kaart ("Aanvullende informatie"). Deze wijzigingen moeten worden gecertificeerd door een personeelsfunctionaris.
