Elke openbare of beroepsvereniging heeft een bestuursorgaan dat, met de frequentie gespecificeerd in haar charter, alle geïnteresseerde partijen moet bijeenroepen om verslagleggings- en verkiezingsvergaderingen te houden. Toegang tot dergelijke bijeenkomsten staat open voor alle leden van een bepaalde samenleving of afgevaardigden van groepen deelnemers, en oefenen zo hun recht uit om deel te nemen aan haar activiteiten.
instructies:
Stap 1
Denk na over de vergaderagenda. Aangezien het rapport en de verkiezingen een van de belangrijke zaken zijn, zal de opkomst in dit geval naar verwachting maximaal zijn. Daarom kunt u naast deze onderwerpen ook andere prangende onderwerpen op de agenda zetten die u met de leden van uw vereniging bespreekt. Bepaal de tijd en plaats waar de verslaglegging en de verkiezingsbijeenkomst zullen plaatsvinden. De ruimte waar het zal worden gehouden, moet openbaar en ruim genoeg zijn om iedereen te huisvesten.
Stap 2
Breng alle geïnteresseerden op de hoogte van de verslaglegging en verkiezingsbijeenkomst. Hiervoor dient u uitnodigingen te versturen met vermelding van de agenda, datum en plaats van de vergadering. Plaats aankondigingen met deze informatie op plaatsen waar ze zichtbaar zijn voor het grootste aantal leden van de vereniging. Plaats zo nodig een advertentie in de media en televisie.
Stap 3
Zorg ervoor dat de deelnemersregistratie een half uur voor aanvang van de vergadering begint. Wijs een voldoende aantal registrars toe zodat aan het begin van het evenement alle bezoekers de mogelijkheid hebben om hun persoonlijke gegevens in te voeren. Meestal is dit de achternaam, naam en patroniem, organisatie of de structurele eenheid, adres van de plaats van registratie of verblijfplaats, contactgegevens.
Stap 4
Kies de voorzitter en secretaris van de vergadering. Houd er rekening mee dat de voorzitter van uw gekozen orgaan niet kan worden gekozen als voorzitter van de vergadering. Kies zo nodig, als de statutaire documenten daarin voorzien, een geloofsbrievencommissie, die de bevoegdheden van de plaatsvervangers controleert, als ze zijn gekozen uit groepen leden van de vereniging.
Stap 5
De secretaris moet de notulen bijhouden. Vermeld in de notulen het aantal afgevaardigden of leden van de vereniging aanwezig op de vergadering, wie tot voorzitter, secretaris is gekozen en met welke stemuitslag.
Stap 6
De voorzitter van het gekozen orgaan brengt verslag uit over de verrichte werkzaamheden. Geef in het protocol de totale stemming weer met een beoordeling - of deze nu als voldoende wordt erkend of niet. De vergadering moet voorstellen voor een nieuwe samenstelling van het gekozen orgaan horen, bespreken en stemmen over elke kandidaat afzonderlijk. Noteer de stemresultaten in de notulen.
Stap 7
Nadat alle onderwerpen die op de agenda stonden besproken zijn besproken, sluit de voorzitter van de vergadering deze en tekent hij samen met de secretaris de notulen van de vergadering.
