Nu veel van de Russische ondernemingen zakenpartners in het buitenland hebben, is de uitwisseling van delegaties de norm geworden. Dit helpt om kennis te maken met de productie op locatie, persoonlijk kennis te maken met de mensen met wie je moet werken, de situatie in te schatten en zakelijke problemen snel op te lossen. Bij het ontmoeten van een delegatie zijn er enkele organisatorische zaken waarmee rekening moet worden gehouden.
instructies:
Stap 1
Bespreek in de voorbereidingsfase de grootte van de delegatie, rekening houdend met het feit dat werkproblemen worden opgelost hoe sneller, hoe kleiner deze zijn. Selecteer ook de opstelling van uw kant, zodat het aantal deelnemers ongeveer hetzelfde is als het aantal dat u zult ontmoeten. Bespreek in welke taal de onderhandelingen zullen worden gehouden en bereid een tolk voor, zelfs als de gasten met hun eigen taal komen.
Stap 2
Lees meer over de problemen die bevoegd zijn om dit of dat lid van de delegatie op te lossen, aangezien in het Westen ondergeschiktheid zeer strikt wordt nageleefd. U dient zich tot een van de gasten te wenden om er zeker van te zijn dat hij, overeenkomstig zijn taken, het recht heeft om informatie te verstrekken.
Stap 3
Bespreek van tevoren de problemen die moeten worden opgelost en bereid al het benodigde materiaal voor. Bespreek welke documenten na afloop van de onderhandelingen zullen worden ondertekend. Spreek een schema af - hoe laat ze beginnen, hoe lang ze duren en wanneer er pauzes zijn.
Stap 4
Als de delegatie wordt geleid door een persoon die belangrijk genoeg is, stuur de uitnodiging dan zo snel mogelijk om respect te benadrukken en de kans te vergroten dat het bezoek zal plaatsvinden en dat die persoon gedurende deze tijd geen andere vergaderingen zal hebben.
Stap 5
Bereid een aparte, comfortabele vergaderruimte voor, zorg ervoor dat elke deelnemer aan de vergadering een comfortabele plek krijgt. Sla frisdranken, koffie, koekjes en mooie gerechten in. Vergeet niet om asbakken op te zetten als u het niet erg vindt, zodat de aanwezigen tijdens de vergadering een sigaret kunnen opsteken.
Stap 6
Spreek af of het nodig is om de onderhandelingen vast te leggen, hiervoor moet toestemming van beide partijen worden gegeven. Zorg ervoor dat gasten met hun gezicht naar de deur zitten, deze psychologische truc zorgt ervoor dat ze zich meer ontspannen voelen. En zorg ervoor dat je tijdens de vergadering niet afgeleid wordt door telefoontjes.
Stap 7
Het is beter voor een mooi en glimlachend meisje om de delegatie te ontmoeten en mee te nemen naar de plaats van onderhandelingen. Ze kan de gasten opwachten in de lobby van het gebouw waar de onderhandelingen zullen plaatsvinden. Wanneer de gasten op het ontmoetingspunt aankomen, is het noodzakelijk om beide delegaties onmiddellijk aan elkaar voor te stellen, zodat degenen die naast hen willen zitten, dat kunnen doen.
