Documenten kunnen op verschillende manieren worden ondertekend. Het ontwerp is afhankelijk van het type document en wordt bepaald door staatsnormen voor managementdocumentatie en federale wetten.
De woorden "handtekening" en "lijst" zijn paroniemen, dat wil zeggen woorden met dezelfde stam die qua klank vergelijkbaar zijn. Een handtekening is een handgeschreven spelling van een achternaam, een persoonlijk teken voor de certificering van een document, het is zo individueel als een vingerafdruk. Zonder handtekening wordt het document als ongeldig beschouwd. Schilderen daarentegen is een sier- of plotschilderij dat muren, borden, stoffen, enzovoort siert. Bijvoorbeeld schilderen "onder Chochloma". De uitdrukking "onder handtekening" in de wetgeving wordt gebruikt in de betekenis van het werkwoord "teken". Een facsimile (fac simile - doe zoiets) is een zegel, een cliché, met behulp waarvan de handgeschreven handtekening van een persoon die veel documenten ondertekent, wordt gereproduceerd. Ze is verzekerd van grote hoeveelheden van die papieren die geen materiële verantwoordelijkheid impliceren - certificaten, brieven. Er is veel vraag naar faxen in bedrijven met een grote workflow, waar de manager niet op alle papieren een persoonlijke handtekening kan zetten. Volgens het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie hebben faxdocumenten rechtskracht. Facsimile wordt niet aanbevolen voor gebruik op officiële documenten. Het is bij wet verboden om clichés op sommige documenten van strikte rapportage te zetten. De persoon zet de handtekening persoonlijk op het document. Een facsimile kan worden afgeleverd door elke persoon die bevoegd is om een dergelijke handeling uit te voeren. De procedure voor het opslaan en gebruiken van clichés in een organisatie wordt meestal voorgeschreven in een lokale wet - voorschriften, instructies. Het specificeert een lijst met papieren waarop facsimile's kunnen worden aangebracht en identificeert een persoon of groep personen wiens taken onder meer zijn om de veiligheid van het cliché en het gebruik ervan te waarborgen. Daarnaast wordt aansprakelijkheid voor overtreding van dit bevel voorgeschreven. Met de ontwikkeling van elektronische technologie is er een elektronische handtekening verschenen. Een met een dergelijke handtekening ondertekend digitaal document wordt erkend in gevallen waarin het niet verplicht is een document op papier op te stellen. De problemen met het gebruik van elektronische handtekeningen worden geregeld door de federale wet "On elektronische digitale handtekeningen".
